Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej, zwana dalej komendą powiatową, stanowi aparat pomocniczy komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej komendantem powiatowym.
Terenem działania komendy powiatowej jest obszar powiatu Ełk.
Siedzibą komendy powiatowej jest miasto Ełk.
Komenda powiatowa w Ełku jest komendą IV kategorii.
Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Ełku działa w oparciu o :

- Ustawę z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 88, poz. 400 z późn. zm.),

- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 1999 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad organizacji komendy wojewódzkiej i powiatowej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 38, poz. 375),

- Statut Powiatu Ełckiego,

niniejszy regulamin.

§ 2.

Pracą komendy powiatowej kieruje komendant powiatowy przy pomocy zastępcy.
Podczas nieobecności komendanta powiatowego, jego zadania i kompetencje realizuje zastępca komendanta powiatowego.
Zastępca komendanta powiatowego sprawuje nadzór nad podporządkowanymi komórkami organizacyjnymi.

Podział kompetencji określa załącznik nr 6.

Pracą Wydziału kieruje Naczelnik Wydziału.
Komendant powiatowy ustala etaty dla komórek organizacyjnych komendy powiatowej.

ROZDZIAŁ IV

Zadania wspólne komórek organizacyjnych oraz koordynacja

i współdziałanie

§ 5.

Komórki organizacyjne mają obowiązek współdziałania i współpracy między sobą a także z jednostkami administracji publicznej wykonującymi zadania na rzecz ochrony przeciwpożarowej.
Komórki organizacyjne realizują zadania wspólne w szczególności w zakresie:

sporządzania planów pracy, analiz, prognoz, ocen oraz sprawozdań z zakresu realizowanych zadań,
współdziałania z ogniwami Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP, stowarzyszeniami oraz branżowymi związkami zawodowymi funkcjonującymi w komendzie powiatowej oraz innymi organami i jednostkami organizacyjnymi,
załatwiania skarg i wniosków oraz odwołań wnoszonych przez obywateli, instytucje i organa władzy,
realizowania zaleceń pokontrolnych,
realizowania zadań w zakresie spraw obronnych i przestrzegania zasad ochrony tajemnicy państwowej i służbowej,
podejmowania działań związanych z wdrażaniem postępu w dziedzinie ochrony przeciwpożarowej,
współdziałania z komendantami gminnymi ochrony przeciwpożarowej,
prowadzenia doradztwa technicznego w zakresie ochrony przeciwpożarowej,
prowadzenia kontroli wewnętrznej,
realizowania zadań związanych z pełnieniem przez komendanta powiatowego funkcji kierowniczych w zespołach antykryzysowych.

3 celu prawidłowego i zgodnego z obowiązującymi przepisami gospodarowania środkami pieniężnymi i rzeczowymi składnikami majątkowymi na każdym pracowniku merytorycznym wydziałów finansowego, kwatermistrzowskiego technicznego ciąży obowiązek bieżącej kontroli wewnętrznej polegającej na:

- sprawdzaniu zgodności poszczególnych operacji gospodarczych z obowiązującymi przepisami prawnymi,

- badaniu dowodów finansowych i operacji gospodarczych pod względem celowości, gospodarności, rzetelności i legalności,

- wykrywaniu wszelkiej niegospodarności i marnotrawstwa mienia społecznego,

ustalaniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również ustalaniu osób odpowiedzialnych za powstanie tych nieprawidłowości,

- wskazaniu sposobów i środków umożliwiających likwidację powstałych nieprawidłowości.

Niezależnie od postanowień zawartych w pkt. 3 oraz w poszczególnych zakresach obowiązków, każdy pracownik komendy zobowiązany jest w szczególny sposób dbać o mienie komendy kierując się zasadą gospodarności.
Każdy pracownik komendy powiatowej zobowiązany jest realizować swoje obowiązki w sposób sumienny, staranny i terminowy zgodnie z posiadaną wiedzą, umiejętnościami oraz wskazówkami i poleceniami przełożonych.
Obowiązkiem każdego pracownika jest bieżące informowanie bezpośrednich przełożonych służbowych oraz Komendanta Powiatowego o zauważeniu nieprawidłowościach, zaniedbaniach i wykroczeniach stwierdzonych w toku wykonywania czynności służbowych.

ROZDZIAŁ V

Zakresy działania komórek organizacyjnych komendy powiatowej

§ 6.

Do zakresu zadań wydziału operacyjno-szkoleniowego, w tym powiatowego stanowiska kierowania należy w szczególności:

analizowanie stanu operacyjnego zabezpieczenia obszaru powiatu oraz opracowanie planów ratowniczych

powiatu i ich bieżąca aktualizacja,

sporządzanie analiz działań ratowniczych prowadzonych przez jednostki ratowniczo-gaśnicze,
przygotowywanie dokumentacji w sprawach tworzenia lub likwidacji jednostek ochrony przeciwpożarowej w ramach krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego,
prowadzenia ewidencji jednostek wchodzących w skład krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego, przygotowywanie dokumentacji w sprawach włączania jednostek ochrony przeciwpożarowej do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego ,
przygotowywanie projektów umów zawieranych z jednostkami ochrony przeciwpożarowej, innymi służbami, inspekcjami, strażami, instytucjami oraz podmiotami, które dobrowolnie zgodziły się współdziałać w akcjach ratowniczych,
przygotowywanie analiz dotyczących tworzenia, likwidacji i organizacji jednostek ratowniczo-gaśniczych Państwowej Straży Pożarnej,
analizowanie stanu wyposażenia jednostek ratowniczo-gaśniczych i innych jednostek krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego w sprzęt ratowniczy, środki gaśnicze, neutralizatory i sorbenty oraz przedstawienie wniosków w tym zakresie,
nadzór nad gotowością operacyjną jednostek włączonych do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego,
zapewnienie sprawnego funkcjonowania powiatowego stanowiska kierowania wg określonych zasad,
ustalenie potrzeb wyposażenia powiatowego stanowiska kierowania w sprzęt i urządzenia umożliwiające sprawne dysponowanie oraz kierowanie siłami i środkami krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze powiatu oraz umożliwiające współpracę z wojewódzkim stanowiskiem kierowania,
dysponowanie sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze powiatu,
planowanie systemów łączności dyspozycyjnej, dowodzenia i współdziałania a także systemów alarmowania na obszarze powiatu,
analizowanie gotowości operacyjno-technicznej na podstawie raportów dobowych oraz kontroli prowadzonych w jednostkach ratowniczo-gaśniczych i jednostkach krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego, a także przedstawianie wniosków w tym zakresie,
przygotowanie pododdziałów do działań w ramach odwodów operacyjnych,
organizowanie współpracy z innymi podmiotami w powiecie w zakresie prowadzenia działań ratowniczych,
prowadzenie szkolenia członków ochotniczych straży pożarnych w zakresie ratownictwa,
obsługa urządzeń monitoringu pożarowego i alarmowania,
organizowanie zajęć wychowania fizycznego i sportu oraz zawodów sportowo-pożarniczych,
prowadzenie ewidencji zaistniałych zdarzeń oraz wydawanie niezbędnych zaświadczeń,
prowadzenie spraw z zakresu szkolenia i doskonalenia strażaków i pracowników cywilnych,
koordynowanie prac w zakresie funkcjonowania KSRG na obszarze powiatu,
prowadzenie okresowej oceny sprawności fizycznej strażaków,
współdziałanie w zakresie operacyjnego zabezpieczenia powiatów sąsiednich.
prowadzenie kontroli wewnętrznej.
Analizowanie stanu i poziomu kwalifikacji pracowników oraz realizowanie zadań z zakresu szkolenia kwalifikacyjnego i specjalistycznego.

Do zadań wydziału kontrolno-rozpoznawczego należy w szczególności:

analizowanie zagrożeń pożarowych i innych miejscowych zagrożeń,
inicjowanie działań zmierzających do poprawy stanu bezpieczeństwa pożarowego,
przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów przeciwpożarowych,
rozpoznawanie i ewidencjonowanie zagrożeń technicznych, chemicznych i ekologicznych,
zajmowanie stanowiska w sprawie przekazywania do użytku obiektów budowlanych,
opracowywanie dla potrzeb administracji publicznej opinii dotyczących bezpieczeństwa pożarowego obiektów i terenów,
wstępne ustalanie przyczyn oraz okoliczności powstania i rozprzestrzeniania się pożaru oraz miejscowego zagrożenia,
inicjowanie działań w kierunku eliminowania lub ograniczenia przyczyn powstawania i rozprzestrzeniania się pożarów lub innych miejscowych zagrożeń,
współpraca z organami wymiaru sprawiedliwości w zakresie dyscyplinowania i egzekwowania norm prawnych w zakresie ochrony przeciwpożarowej,
rozpoznawanie możliwości i warunków prowadzenia działań ratowniczych przez jednostki ochrony przeciwpożarowej,
uzgadnianie sposobów postępowania na wypadek zagrożenia pożarowego i innych miejscowych zagrożeń,
uzgadnianie sposobów połączenia urządzeń sygnalizacyjno-alarmowych z komendą powiatową lub jednostką ratowniczo-gaśniczą,
załatwianie spraw z zakresu postępowania administracyjnego, dotyczących nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych,
organizowanie i prowadzenie działalności informacyjnej w zakresie upowszechniania i przestrzegania przepisów przeciwpożarowych.
prowadzenie kontroli wewnętrznej.

Do zadań wydziału organizacyjno - kadrowego należy w szczególności :

1. przygotowywanie zakresów czynności dla kierujących komórkami organizacyjnymi w komendzie powiato-

wej,

2. opracowywanie regulaminów, wytycznych i procedur dotyczących służby i pracy w komendzie powiatowej,

3. prowadzenie spraw z zakresu planowania pracy,

4. prowadzenie kontroli wewnętrznych,

5. organizowanie pracy kierownictwa komendy powiatowej (narady, odprawy, spotkania),

6. prowadzenie zbioru wewnętrznych aktów prawnych komendanta powiatowego i spraw z zakresu archiwizacji oraz prowadzenie składnicy akt dla komendy powiatowej,

7. organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej, innymi instytucjami

i jednostkami ochrony przeciwpożarowej,

8. przyjmowanie, ewidencjonowanie oraz nadzór nad trybem załatwiania skarg,

9. ewidencjonowanie pieczęci i stempli, prowadzenie rejestru oraz nadzór nad prawidłowością ich

użytkowania,

10. zapewnienie obsługi sekretariatu komendanta powiatowego i kancelarii ogólnej,

11. prowadzenie akt osobowych strażaków i pracowników cywilnych komendy powiatowej,

12. sporządzanie i kompletowanie dokumentacji emerytalno-rentowej strażaków i pracowników cywilnych

komendy powiatowej,

prowadzenie obsługi kadrowo-dokumentacyjnej wszystkich zatrudnionych pracowników, emerytów

i rencistów,

realizowanie polityki kadrowo-płacowej komendanta powiatowego,
prowadzenie spraw dotyczących dyscypliny służby i pracy w komendzie powiatowej,
przygotowywanie wniosków dotyczących awansów i wyróżnień,
prowadzenie spraw osobowych związanych z planowaniem obronnym,
prowadzenie spraw związanych z profilaktyką i ochroną zdrowia oraz ubezpieczeniami

zdrowotnymi, społecznymi i innymi,

koordynacja tworzenia wewnętrznych przepisów prawnych, prowadzenie zbioru aktów prawnych

zewnętrznych,

prowadzenie spraw związanych w należnościami urlopowymi strażaków.

Do zadań wydziału finansów należy w szczególności:

planowanie budżetu
analizowanie, realizacja i rozliczanie budżetu,
realizacja środków pozabudżetowych,
prowadzenie sprawozdawczości wg obowiązujących przepisów,
realizacja środków pozabudżetowych,
dokonywanie zmian w budżecie jednostki,
prowadzenie:

likwidacji składników majątkowych,
rachuby płac, w tym naliczanie i rozliczanie należności dla jednostek zewnętrznych wg obowiązujących przepisów,
wewnętrznej kontroli finansowej,
kasy,

Do zadań wydziału technicznego należy w szczególności:

prowadzenie gospodarki częściami zamiennymi i smarami,
prowadzenie rozliczeń i dokumentacji dotyczącej transportu samochodowego,
utrzymywanie w gotowości operacyjno-technicznej pojazdów i sprzętu silnikowego,
zapewnienie funkcjonowania sprzętu łączności,
wykonywanie napraw i konserwacji sprzętu ochrony dróg oddechowych,
prowadzenie spraw dotyczących rejestracji i przeglądów technicznych pojazdów,
wykonywanie napraw i konserwacji sprzętu silnikowego przez powiatowy punkt napraw

i konserwacji sprzętu,

wykonywanie okresowych badań sprzętu pożarniczego i specjalistycznego,
prowadzenie kontroli wewnętrznej,
uczestniczenie w pracach zespołu do spraw zakupu sprzętu zgodnie z ustawą o zamówieniach

publicznych,

wdrażanie systemów łączności dla potrzeb komendy powiatowej i jednostek KSRG:

analizowanie stanu wyposażenia jednostek ratowniczo-gaśniczych w sprzęt łączności

oraz przedstawianie wniosków w tym zakresie,

analizowanie i wdrażanie komputerowych systemów wspomagania dysponowania

i kierowania działaniami ratowniczymi,

Do zadań wydziału kwatermistrzowskiego należy w szczególności:

1.planowanie i realizacja inwestycji oraz remontów obiektów,
2. zapewnienie utrzymania we właściwym stanie technicznym użytkowanych obiektów i pomieszczeń,
3. planowanie potrzeb materiałowo -technicznych,
4. planowanie wykorzystania budżetowych środków finansowych na wydatki rzeczowe,
5. prowadzenie spraw związanych z należnościami mieszkaniowymi i pomocą mieszkaniową.
6. prowadzenie postępowań szkodowych w sprawach związanych z ustaleniem przyczyn szkód w mieniu PSP,

7. dokonywanie zakupów sprzętu, paliwa, materiałów i urządzeń niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania komendy powiatowej,

8. zabezpieczenie logistyczne działań ratowniczych, ćwiczeń i szkoleń prowadzonych przez jednostki
KSRG na terenie powiatu oraz przygotowanie pododdziałów do działań w ramach odwodów operacyjnych,
9. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki magazynowej, inwentarzowej i środków trwałych,
10. uczestniczenie w pracach zespołu do spraw zakupu sprzętu zgodnie z ustawą o zamówieniach
publicznych,
11. prowadzenie kontroli wewnętrznej.

Do zadań jednostki ratowniczo-gaśniczej należy w szczególności:

organizowanie i prowadzenie akcji ratowniczych w czasie pożarów, klęsk żywiołowych lub likwidacji

miejscowych zagrożeń oraz wykonywanie specjalistycznych czynności ratowniczych w czasie klęsk

żywiołowych oraz podczas likwidacji miejscowych zagrożeń przez inne podmioty ratownicze,

utrzymywanie gotowości do prowadzenia działań ratowniczych,
współdziałanie z innymi podmiotami ratowniczymi i służbami funkcjonującymi na obszarze powiatu

w zakresie prowadzenia działań ratowniczych

prowadzenie rozpoznania w zakresie niezbędnym do podjęcia działań ratowniczych na obszarze powiatu.

Do zadań komórki organizacyjnej do spraw doradztwa prawnego należy w szczególności:

obsługa prawna komendy powiatowej,
koordynacja tworzenia wewnętrznych przepisów prawnych,
prowadzenie zbioru aktów prawnych zewnętrznych.

Do zadań komórki organizacyjnej do spraw BHP należy w szczególności realizacja zakresu działania służby BHP określonego odrębnymi przepisami.

Do zadań komórki organizacyjnej do spraw obronnych należy realizacja zadań obronnych, nadzorowanie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej oraz prowadzenie Kancelarii Tajnej wg zasad określonych w odrębnych przepisach.

ROZDZIAŁ VI

Zasady znakowania akt, podpisywania pism i obiegu dokumentów.

§ 7

Stanowiska pracy w Komendzie Powiatowej przy znakowaniu pism posługują się następującymi symbolami:

Wydział Organizacyjno - Kadrowy PK,

Wydział Kontrolno – Rozpoznawczy PZ,

Wydział Operacyjno – Szkoleniowy w tym Powiatowe Stanowisko Kierowania PR,

Wydział Finansów PF,

Wydział Kwatermistrzowski PKT,

Wydział Techniczny w tym Powiatowy punkt Konserwacji Sprzętu PT,

Stanowisko pracy służby BHP BHP,

Stanowisko pracy do spraw obronnych PSO,

Jednostka Ratowniczo – Gaśnicza JR.

Pracownik przygotowujący projekt dokumentu (pisma) zaopatruje go skrótem (pierwsze litery imienia i nazwiska) z lewej strony na dole pod tekstem pisma.
Przygotowane zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej czystopisy pism i innych opracowań wraz z całością akt pracownicy prowadzący sprawę przedkładają do podpisu Komendantowi lub Zastępcy (lub osobie upoważnionej).
Do sporządzania, uwierzytelniania odpisów i wyciągów dokumentów upoważnieni są pracownicy do których zakresu działania należy prowadzenie spraw związanych z ewidencją tych dokumentów.
Wykaz teczek rzeczowych prowadzonych na poszczególnych stanowiskach ustala się wg potrzeb w uzgodnieniu z komórką ds. organizacyjno-kadrowych.
W zakresie obiegu wpływającej do Komendy Powiatowej korespondencji obowiązują następujące zasady:

- natychmiast po otrzymaniu korespondencji kancelaria Komendy Powiatowej dokonuje otwarcia przesyłek z zachowaniem zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej,

- następnie korespondencja przedkładana jest Komendantowi Powiatowemu w celu zapoznania i dokonania dekretacji (przydziału) do poszczególnych stanowisk – bezwzględnie w dniu jej wpływu,

- po dokonaniu dekretacji kancelaria dokonuje wpisu korespondencji do dziennika pism wpływających umieszczając na niej numer pod którym została zaewidencjonowana w w/w dzienniku,

- następnie kancelaria przekazuje korespondencję za pokwitowaniem pracownikom poszczególnych komórek. Przekazanie powinno nastąpić bezwzględnie w dniu dekretacji.

7. W przypadku, gdy sprawa należy do kompetencji kilku stanowisk symbol użyty na ostatnim miejscu przy dekretacji oznacza, że cała dokumentacja powinna znajdować się w aktach tej komórki organizacyjnej i jest ona odpowiedzialna za załatwienie sprawy. Pozostałe komórki mają obowiązek współdziałać przy załatwieniu sprawy.

8. Kancelaria Komendy Powiatowej prowadzi teczkę podpisów.

9. Sprawy do podpisu i akceptacji wg właściwości rzeczowej przedkładają Komendantowi pracownicy poszczególnych stanowisk.

10. Pisma omyłkowo nadesłane do komendy kancelaria zwraca bezpośrednio doręczycielowi.

11. W przypadku, gdy przesyłka została otwarta i dopiero wówczas okazało się, że Komenda Powiatowa nie jest adresatem, kancelaria przesyła ją do właściwego adresata za pismem przewodnim. Tego rodzaju korespondencji nie należy przydzielać komórkom organizacyjnym, należy je jednak odnotować w rejestrze pism zwróconych.

Na decyzjach, postanowieniach oraz dokumentach kadrowych o randze decyzji umieszcza się pieczęć okrągłą po podpisaniu dokumentów przez Komendanta.
Wnioski i oświadczenia pracowników, które są podstawą do naliczania i wypłaty należności pieniężnych przyjmowane są przez kancelarię i rejestrowane w dzienniku pism wpływających.
Wnioski i oświadczenia, o których mowa powyżej nie mogą być przyjęte, jeżeli posiadają skreślenia, zamazania lub są nieczytelne.

ROZDZIAŁ VII

Ogólne zasady współdziałania stanowisk pracy.

§ 8

1. Źródłem ustalania kompetencji poszczególnych stanowisk pracy są wyłącznie:

- regulamin organizacyjny Komendy Powiatowej,

- imienne zakresy czynności.

2. W przypadkach nie cierpiących zwłoki, kiedy narażone byłoby życie i zdrowie ludzkie lub mienie obowiązek działania nawet z przekroczeniem własnych kompetencji ciąży na każdym pracowniku. Podjęcie tego działania wymaga jednak niezwłocznie zgłoszenia bezpośredniemu przełożonemu lub Komendantowi Powiatowemu.

3. W zakresie przygotowania i opracowania informacji, analiz i sprawozdań zbiorczych obowiązane są współpracować wszystkie stanowiska.

4. W sytuacjach określonych w pkt.3 każdy wydział opracowuje materiały z zakresu swojego działania wg wskazówek wydziału organizacyjno-kadrowego. Materiały te muszą być opracowane terminowo i starannie zarówno pod względem treści jak i stylistycznym.

5. W celu normowania niektórych zagadnień związanych z zarządzaniem pracą komendy, Komendant Powiatowy wydaje przepisy wewnętrzne ewidencjonowane i przechowywane przez wydział organizacyjno-kadrowy.

6. Przy wydawaniu przepisów wewnętrznych opartych o delegacje aktów normatywnych lub z własnej inicjatywy należy przestrzegać następujących zasad:

- zgodność treści z obowiązującymi przepisami prawa,

- przydatność przepisów wewnętrznych do skutecznego zarządzania Komendą Powiatową,

- jasność i czytelność uregulowań,

- określona forma publikowania i ewidencjonowania,

7. Podstawowe przesłanki do wydawania przepisów wewnętrznych z własnej inicjatywy to:

- brak aktów normujących dany problem,

- potrzeba adaptacji treści aktu normatywnego do praktycznych potrzeb zarządzania Komendą Powiatową,

- okoliczności szczególne.

8. Opracowaniem projektu przepisu wewnętrznego zajmuje się właściwy rzeczowo wydział lub stanowisko, które odpowiadają również za jego publikację i wdrożenie. Projekt pod względem formalno-prawnym wymaga uzgodnienia z wydziałem organizacyjno-kadrowym, który nadaje aktowi kolejny numer.

9. Zbiory aktów normatywnych niepublikowanych jednostek nadrzędnych oraz przepisów wewnętrznych gromadzi wydział organizacyjno-kadrowy. Obowiązkiem tej komórki jest też prowadzenie rejestrów aktów prawnych oraz ich aktualizacja.

10. Niezależnie od ustaleń zawartych w punkcie 9 poszczególne wydziały i stanowiska prowadzą odrębne zbiory przepisów związanych z ich działalnością merytoryczną i jej aktualizują.

11. Wszyscy pracownicy komendy w przypadku korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych zobowiązani są do odnotowywania tych faktów w kontrolkach rozmów telefonicznych prowadzonych przy aparatach.

12. Zabrania się samowolnego przemieszczania wyposażenia i urządzeń w pomieszczeniach Komendy. O każdej zmianie miejsca użytkowania wyposażenia należy poinformować Wydział Kwatermistrzowski.

13. Zabranie się instalowania i użytkowania w komendzie nielegalnego oprogramowania komputerowego. Wykaz oprogramowania dopuszczonego do użytku prowadzi Wydział Kwatermistrzowski.

ROZDZIAŁ VIII

Zasady funkcjonowania Powiatowego Stanowiska Kierowania.

§ 9

1. Powiatowe Stanowisko Kierowania zwane w skrócie PSK jest służbą dyżurną Komendanta Powiatowego, działa w jego imieniu i z jego upoważnienia.

PSK realizuje zadania w zakresie koordynacji, organizacji i kierowania działaniami ratowniczymi jednostek organizacyjnych ochrony ppoż. i innych podmiotów wchodzących w skład Krajowego Systemu Ratowniczo – Gaśniczego.
Na bazie Powiatowego Stanowiska Kierowania może zostać utworzone Centrum Powiadamiania Ratunkowego.

Centrum Powiadamiania Ratunkowego funkcjonuje w oparciu o własny regulamin wprowadzony w życie decyzją Komendanta Powiatowego PSP w Ełku,
Regulamin CPR zastępuje paragrafy 10,11,12,13 do czasu wprowadzenia stosownych zmian w Regulaminie Organizacyjnym KP PSP w Ełku.

3a. Powiatowe Stanowisko Kierowania ( Centrum Powiadamiania Ratunkowego ) w sytuacjach szczególnych może stanowić bazę dla Centrum Zarządzania Kryzysowego Starosty powiatu Ełk. Zasady i tryb uruchamiania CZK określają odrębne ustalenia.

4. Służbę w PSK pełni Dyżurny Operacyjny Powiatu.

5. Służba pełniona jest w wydzielonych, zabezpieczonych, oznakowanych i wyposażonych w środki techniczne pomieszczeniach.

6. Powołuje się następujące nieetatowe służby dyżurne:

Oficer Dyspozycyjny Komendanta Powiatowego,
Sztab Komendanta Powiatowego.

7. W szczególnych sytuacjach dopuszcza się powołanie innych służb wg potrzeb.

§ 10

Do podstawowych zadań PSK należy:

przyjmowanie, rejestrowanie i ewidencjonowanie bieżących oraz okresowych meldunków o zaistniałych pożarach, klęskach żywiołowych, katastrofach technicznych, chemicznych, ekologicznych i innych zdarzeń ,w których biorą udział jednostki z Krajowego Systemu Ratowniczo- Gaśniczego,
przyjmowanie , rejestrowanie i ewidencjonowanie meldunków o udziale jednostek ochrony przeciwpożarowej w likwidacji skutków pożarów, klęsk żywiołowych,, katastrof chemicznych, ekologicznych oraz innych działaniach,
dysponowanie siłami i środkami Państwowej Straży Pożarnej oraz jednostek wchodzących w skład Krajowego Systemu Ratowniczo – Gaśniczego na terenie powiatu,
dokonywanie bieżącej oceny sytuacji w zakresie pożarów i innych miejscowych zagrożeń oraz oceny operacyjnego zabezpieczenia powiatu,
przyjmowanie i rejestrowanie bieżących meldunków o stanie sił i środków Państwowej Straży Pożarnej oraz jednostek wchodzących w skład Krajowego Systemu Ratowniczo – Gaśniczego,
współdziałanie z innymi podmiotami w podejmowaniu decyzji dotyczących zwalczania zaistniałych pożarów i innych miejscowych zagrożeń oraz likwidacji ich skutków,
powiadamianie Komendanta Powiatowego oraz władz o sytuacji i zagrożeniach na terenie powiatu według odrębnych ustaleń,
utrzymywanie stałej łączności operacyjnej z WSKR, GPA -Kalinowo i Nadleśnictwem Ełk,
prowadzenie i aktualizacja dokumentacji PSK.

§ 11

Do podstawowych obowiązków Dyżurnego Operacyjnego Powiatu należy:

znajomość aktualnych danych operacyjnych z terenu powiatu, a przede wszystkim dokładna znajomość stanu sił i środków ratowniczych będących w dyspozycji podczas służby,
dokonywane bieżącej analizy i oceny sytuacji na terenie powiatu w tym zdarzeń wymagających

podjęcia działań ratowniczych,

przyjmowanie zgłoszeń i meldunków o pożarach, klęskach żywiołowych, katastrofach technicznych,

chemicznych i ekologicznych zaistniałych na terenie powiatu,

przyjmowanie zgłoszeń i meldunków o udziale jednostek ochrony p. poż. w akcjach ratowniczo –

gaśniczych, wypadkach śmiertelnych oraz charakterystycznych zdarzeniach,

dysponowane sił i środków będących w dyspozycji,
powiadamianie przełożonych oraz informowanie władz powiatowych według ustalonych zasad

o zaistniałych zdarzeniach jak również zapewnienie ciągłego przekazywania i obiegu meldunków

i informacji,

współdziałanie z innymi podmiotami w zakresie ratownictwa,
analizowanie funkcjonowania PSK i sporządzanie meldunków w tym zakresie,
udzielanie informacji i danych niezbędnych kierującemu działaniami ratowniczymi,
przekazywanie informacji do WSKR według ustalonych zasad oraz żądanie pomocy w przypadkach koniecznych,
nadzorowanie pracy w sieci radiowej na terenie powiatu,
uruchamianie systemu alarmowego powiadamiania stanu osobowego,
terminowe i dokładne prowadzenie obowiązującej ewidencji zaistniałych zdarzeń i dokumentacji operacyjnej oraz pomocniczej PSK,

dysponowanie grupy operacyjnej lub poszczególnych funkcyjnych w zależności od potrzeb do akcji ratowniczo – gaśniczej,
obsługa urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie PSK, ewidencjonowanie rozmów telefonicznych oraz archiwizowanie danych.

§ 12

1. Wyposażenie PSK w środki techniczne stanowią:

a - siec łączności telefonicznej:

miejskiej publicznej,
resortowej,
alarmowania – ISDN
internetowej – SDI

b - sieć łączności radiowej:

resortowych,
innych podmiotów ratowniczych,
siec przywoławcza osób funkcyjnych,

c - telefax,

d - modem,

e -terminal monitoringu pożarowego wraz z drukarką,

f - urządzenie komputerowej bazy danych i wspomagające dowodzenie,

g - urządzenia systemu zabezpieczenia obiektu,

h -inne urządzenia niezbędne do prawidłowego funkcjonowania służby dyżurnej, wg wykazu.

Wyposażenie PSK w dokumentację stanowi:

- dokumentacja operacyjna podstawowa:

mapa operacyjna powiatu w skali 1:50000 z naniesionymi danymi według odrębnych ustaleń,
mapa administracyjna województwa warmińsko-mazurskiego,
mapa miasta Ełk z naniesionymi danymi według odrębnych ustaleń,
Plan Ratowniczy Powiatu,
tablica gotowości bojowej,
karty informacyjno-alarmowe miejscowości,
plan ratowniczy Nadleśnictwa Ełk,
sposoby postępowania na wypadek powstania nadzwyczajnych zagrożeń w zakładach,
karty obiektów stwarzających szczególne zagrożenie – wg odrębnych ustaleń,
plan użycia sił odwodowych,
instrukcja sporządzania dokumentacji z działań ratowniczo – gaśniczych oraz ich analizowania,
inne instrukcje, wytyczne i regulaminy, wg wykazu.

dokumentacja pomocnicza:

rejestr rozmów telefonicznych,
książka telefoniczna województwa,
książka telefoniczna MSWiA oraz KGPSP,
grafik służb oficera dyspozycyjnego i kierownictwa komendy,
książka radiogramów,
dokumenty dot. akcji specjalnych (222),
zestawienie środków gaśniczych i neutralizatorów,

- dokumentacja specjalna– według odrębnych ustaleń.

§ 13

1. Do pomieszczeń operacyjnych PSK mają prawo wstępu wyłącznie:

Dyżurni pełniący służbę w danym dniu,
Naczelnik wydziału operacyjno-szkoleniowego i jego zastępca,
technicy dokonujący przeglądów, napraw i konserwacji za zgodą naczelnika wydziału operacyjno- szkoleniowego
inne osoby upoważnione imiennie przez Komendanta Powiatowego.

Za przebywanie osób nieupoważnionych w PSK odpowiada Dyżurny Operacyjny Powiatu.

2. Służbę w PSK pełnią strażacy w umundurowaniu służbowym. Dopuszcza się pełnienie służby po godzinie 20.00 w umundurowaniu koszarowym.

3. Służba pełniona jest w systemie zmianowym i rozpoczyna się o godzinie 8.00.

4. Zmianę służby przeprowadza Komendant Powiatowy lub Zastępca Komendanta Powiatowego.

5. Zdający i przyjmujący służbę meldują gotowość zdania i przyjęcia służby. Podczas zmiany służby zdający przedstawia do podpisu raport z przebiegu służby, przekazuje wydruki meldunków z działań ratowniczych oraz informację o przebiegu służby.

6. Zastępstwa etatowej służby dyżurnej (Dyżurni Operacyjni) planuje i zapewnia naczelnik wydziału operacyjno-szkoleniowego spośród oficerów i aspirantów stanowiących nieetatową obsadę PSK wyznaczonych przez Komendanta Powiatowego. Dowództwo JRG planuje obsady zmiany służbowej w uzgodnieniu z wydziałem operacyjno-szkoleniowym.

7. Po godz.16.00 dopuszcza się oglądanie telewizji.

8. Zabrania się instalowania i użytkowania na komputerach stanowiących wyposażenie PSK (CPR) programów innych niż ujęte w zatwierdzonym wykazie Wykaz sporządza wydział operacyjno-szkoleniowy.

9. Bez zgody naczelnika wydziału operacyjno-szkoleniowego zabronione są jakiekolwiek zmiany, przemieszczanie, demontowanie urządzeń teleinformatycznych stanowiących wyposażenie PSK,

10. Każdy przypadek ingerencji w urządzenia teleinformatyczne stanowiące wyposażenie PSK naczelnik wydziału operacyjno-szkoleniowego odnotowuje w prowadzonej książce pracy PSK.

ROZDZIAŁ IX

Służba w Jednostce Ratowniczo-Gaśniczej

§ 14

1. Jednostka Ratowniczo-Gaśnicza jest komórką organizacyjną Komendy Powiatowej PSP.

2. Służbę w Jednostce Ratowniczo-Gaśniczej pełniona jest w systemie zmianowym i rozpoczyna się o godz. 8.00.

3. Przebieg służby określają odrębne przepisy oraz ramowy rozkład dnia stanowiący załącznik nr 5.

4. Zmianę służby przeprowadza Dowódca JRG lub Z-ca Dowódcy wg ustalonych zasad.

5. Podczas zmiany służby dowódcy zmian zdającej i przyjmującej przedstawiają do podpisu i akceptacji dla Dowódcy JRG następujące dokumenty:

- książkę rozkazów,

- książkę podziału bojowego,

- listę obecności zmiany przyjmującej,

- dziennik zajęć.

- karty dodatków szkodliwych za ostatnią dobę.

Dowódca JRG akceptuje przedstawione dokumenty potwierdzając to własnoręcznym podpisem oraz datą.

6. Dowódca JRG do godziny 9:00 przedstawia do wydziału organizacyjno-kadrowego podpisaną liste obecności zmiany służbowej. Obowiązek ten nie dotyczy dni wolnych od pracy.

ROZDZIAŁ X

Zasady kontroli wewnętrznej, zabezpieczenia obiektów i pomieszczeń.

§ 15

1. Kontrolę wewnętrzną w Komendzie Powiatowej sprawują:

- osoby lub zespół wyznaczony przez Komendanta Powiatowego.

2. Zakres kontroli wewnętrznej obejmuje w szczególności:

- przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt,

- realizację zadań planowych i poleceń Komendanta Powiatowego,

- przestrzeganie terminów oraz poprawność merytoryczna załatwiania spraw, skarg i wniosków,

- przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,

- terminowość i rzetelność wykonywania obowiązków wynikających z zakresu czynności,

- realizację zadań pokontrolnych,

- przestrzeganie dyscypliny pracy oraz obowiązków pracowniczych wynikających z ustawy o Państwowej Straży Pożarnej i postanowień niniejszego regulaminu ,

3. Zasady przeprowadzania kontroli oraz sposób ich dokumentowania regulują odrębne przepisy.

4. Przebywanie pracowników w pomieszczeniach służbowych poza godzinami pracy jest zabronione. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się przebywanie za pisemną zgodą Komendanta Powiatowego (lub Zastępcy). Dokumentacja w tym zakresie prowadzona jest przez wydział organizacyjno – kadrowy.

5. Nie dopuszcza się przebywania w pomieszczeniach służbowych osób postronnych.

6. Ustalenia zawarte w punkcie 4 nie dotyczą oficera pozostającego w dyspozycji Komendanta Powiatowego a także sytuacji związanych z mobilizowaniem pracowników do działań ratowniczych.

7. Obowiązek nadzoru nad prawidłowym zabezpieczeniem obiektów poza godzinami pracy komendy i w dni wolne ciąży na osobie pełniącej funkcje dowódcy zmiany.

8. Obowiązkiem każdego pracownika jest dbanie o zabezpieczenie pomieszczeń, stanowiska pracy i wyposażenia, a w szczególności po zakończeniu pracy lub zakończeniu korzystania:

- wyłączanie oświetlenia i urządzeń elektrycznych,

- zamykanie szaf i biurek oraz zabezpieczanie dokumentów,

- zamykanie okien oraz zmniejszanie nastawu zaworów termostatycznych,

9. W obiektach komendy obowiązuje zakaz palenia tytoniu.

ROZDZIAŁ XI

Zasady udzielania premii pracownikom cywilnym.

§ 16

Prawo do premii przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi, którzy prawidłowo i terminowo wykonywali powierzone obowiązki.
Wysokość premii uzależniona jest od faktycznego wkładu pracy w realizacji obowiązków i nie może przekroczyć 50 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego pracownika.
Prawo do premii przysługuje za czas faktycznie przepracowany.
Podstawą przyznania premii jest ocena:

realizacja zadań wynikających z zakresu obowiązków,
realizacja zadań zleconych dodatkowo,
przestrzeganie dyscypliny pracy.

Pracownikowi nie przysługuje premia za miesiąc, w którym:

wygasł stosunek pracy na skutek porzucenia pracy lub nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę w wyniku wypowiedzenia przez pracownika lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika,
opuścił bez usprawiedliwienia przynajmniej jeden dzień pracy,
stawił się w pracy w stanie nietrzeźwości lub spożył alkohol w czasie pracy – co zostało potwierdzone w protokóle podpisanym przez bezpośredniego przełożonego i przedstawiciela pracowników,
wyrządził z winy umyślnej szkodę w mieniu Komendy Powiatowej,
ukarany został karą nagany.

Pracownik może być pozbawiony premii w całości lub w części w przypadku:

nieprzestrzegania zasad BHP i przepisów przeciwpożarowych,
ukarania karą pisemną upomnienia,
niewykonania polecenia służbowego,
spóźniania się do pracy lub opuszczania stanowiska pracy,
marnotrawstwa i braku należytej dbałości o powierzone i użytkowane mienie,
nieterminowego i nierzetelnego wykonywania powierzonych zadań,
innego szczególnie rażącego naruszenia dyscypliny pracy i postanowień regulaminu KP PSP w Ełku.

O przyznaniu, zmniejszeniu lub pozbawieniu premii decyduje Komendant Powiatowy PSP w Ełku na podstawie wniosku kierownika komórki organizacyjnej po uprzednim dokonaniu oceny o której mowa w pkt.5
Premie wypłaca się w okresach kwartalnych.
Wysokość premii ma charakter uznaniowy.
Pozbawienie premii w całości jest niezależne od zastosowania wobec pracownika innych środków dyscyplinujących.

ROZDZIAŁ XII

Zasady obiegu dokumentów księgowych i gospodarki środkami rzeczowymi.

§ 17

1. Zasady dotyczą poszczególnych stanowisk pracy KP PSP w zakresie nadzoru nad dokonanymi operacjami gospodarczymi w celu prawidłowego i zgodnego z obowiązującymi przepisami gospodarowania środkami pieniężnymi i rzeczowymi składnikami majątkowymi.

2. Podstawą udokumentowania operacji gospodarczych są oryginały dowodów, lub kopie z adnotacją „Kopia na prawach oryginału”.

3. Do dokumentacji finansowo-materiałowej zalicza się w szczególności dowody:

A. Zewnętrzne, do których należą:

a/ faktury za dostawy, usługi, roboty lub materiały,

b/ noty księgowe otrzymane od innych jednostek,

c/ wyciągi bankowe,

d/ umowy, pisma, zlecenia, protokoły, itp.,

e/ urzędowe odpisy dokumentów.

B. Wewnętrzne, do których należą:

a/ dowody obrotu materiałowego, wyposażenia w użytkowaniu i środków trwałych (MP,PT, karty mundurowe itp.),

b/ dowody likwidacji wyposażenia w użytkowaniu i środków trwałych,

c/ arkusze spisu z natury środków rzeczowych,

d/ dowody obrotu kasowego, dowody wpłat („KP”, „KW”, raporty kasowe, książka depozytów),

e/ listy płac,

f/ decyzje w sprawie wypłaty środków pieniężnych,

g/ wnioski o zaliczkę,

h/ polecenie księgowania,

i/ noty księgowe dla kontrahentów dotyczące zaszłości księgowań (sprostowania itp.),

j/ protokoły, plany, sprawozdania,

k/ książka druków ścisłego zarachowania.

4. Przez określenie użyte w niniejszej instrukcji „sprawdzone pod względem merytorycznym” należy rozumieć :

a/ sprawdzenie zgodności cen, norm i narzutów wskazanych w rachunku z ogólnie obowiązującymi cennikami, a w przypadku braku takowych, czy odpowiadają ogólnie przyjętemu poziomowi cen w istniejących warunkach ekonomicznych,

b/ sprawdzenie, czy ilość i jakość dostarczonych materiałów względnie wykonanych usług jest zgodna z danymi wykazanymi w rachunku oraz czy materiały zostały przyjęte przez magazyn lub wprowadzone do eksploatacji,

c/ ustalenie prawidłowości danych zawartych w dowodzie księgowym, celowości, gospodarności i zgodności z obowiązującymi przepisami operacji gospodarczych a także stwierdzenie, że dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki,

d/ sprawdzenie zgodności zamówienia z ilością i jakością dostarczonych materiałów względnie wykonanych usług.

5. Przez określenie „sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym” należy rozumieć:

a/ ustalenie, czy dowód został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy tzn.: czy posiada nazwę wystawcy i strony uczestniczącej w operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu, przedmiot oraz ilościowe i wartościowe określenie operacji gospodarczej, podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie,

b/ sprawdzenie czy przedłożony do realizacji rachunek nie zawiera błędów rachunkowych (w mnożeniu i podliczeniu),

c/ sprawdzenie, czy do rachunku zostały załączone zamówienia, umowy, protokoły konieczności, przyjęcia do magazynu, lub eksploatacji oraz czy rachunek został sprawdzony pod względem merytorycznym.

§ 18

1. Dowody finansowe winny być wystawione starannie, czytelnie i trwale atramentem lub pismem maszynowym.

2. Treść dowodu nie może być zamazywana, wycierana lub przerabiana. Błędy mogą być poprawiane w dowodach wewnętrznych przez skreślenie niewłaściwego zapisu i wpisanie danych właściwych, z tym jednak, że poprzedni zapis musi być czytelny. Poprawka także winna być zaopatrzona w datę i podpis osoby dokonującej poprawki. Anulowanie czeków, kwitów przychodowych itp. następuje przez ich skreślenie i napisanie słowa „anulowano” podanie przyczyn anulowania i złożenia podpisu przez pracownika wystawiającego dowód.

3. Dowody zewnętrzne (obce) mogą być poprawione przez wystawienie dowodu korygującego (noty, faktury) przez osoby wystawiające.

4. Jeżeli operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami lub kopiami tych dowodów, Główny Księgowy ustala, które z nich mają stanowić podstawę do wypłaty i zapisów księgowych.

5. Na dowodach nie stanowiących podstawy wypłaty kasjer daje adnotację, pisząc na nich

„ nie stanowi podstawy dokonania wypłaty”.

6. Jeżeli wypłaty gotówki nie mogą być udokumentowane źródłowymi dowodami kasowymi, np.: wypłaty wynagrodzeń nie podjętych w terminie, wówczas stosuje się dowód zastępczy „Kasa wypłaci - KW”.

7. Dokonanie wypłaty bez podstawy jest niedopuszczalne.

OBIEG DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

§ 19

1. Wszelkie dowody finansowe (faktury, rachunki, noty) przychodzące z zewnątrz przekazywane są do dekretacji Komendantowi Powiatowemu lub Zastępcy. Po dekretacji kancelaria przekazuje je Głównemu Księgowemu najpóźniej do dnia następnego po otrzymaniu przesyłki.

2. Główny Księgowy ewidencjonuje je, a następnie przekazuje za pokwitowaniem do Wydziału Kwatermistrzowskiego, który sprawdza otrzymane dowody pod względem merytorycznym oraz potwierdza wykonanie prac wyszczególnionych w rachunku.

3. Rachunki za materiały, które winny być skierowane do magazynu przekazuje się łącznie z materiałami magazynierowi, który przyjmuje materiały na podstawie otrzymanego dowodu wypisując kwit magazynowy - Magazyn przyjmie - „MP”. Oryginał kwitu magazynier dołącza do rachunku.

4. Rachunki za zakupione wyposażenie w użytkowaniu wydane bezpośrednio do użytkowania i dowody prze kazania środków trwałych przekazuje się do Wydziału Kwatermistrzowskiego celem pokwitowania odbioru przez merytoryczne stanowiska pracy, wpisania do książek inwentarzowych oraz założenia karty środka trwałego.

5. Fakt wpisania do książki winien być odnotowany na rachunku :„wpisano do książki inwentarzowej w ................... ks. str. poz.”. Operacje związane ze sprawdzeniem dowodów pod względem merytorycznym, potwierdzeniem wykonania usług, przyjęcia materiałów do magazynu i zaewidencjonowaniem zakupionych względnie otrzymanych składników majątkowych winny być dokonane w ciągu dwóch dni od momentu otrzymania dowodów finansowych.

6. Po otrzymaniu z poszczególnych stanowisk sprawdzonych pod względem merytorycznym i potwierdzonych dowodów, Główny Księgowy odnotowuje datę zwrotu , sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym, zatwierdza a następnie przekazuje do zatwierdzenia do zapłaty Komendantowi Powiatowemu lub jego Zastępcy.

§ 20

1. Sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym opisany i zatwierdzony dokument stanowi podstawę do wypłaty.

2. Osoba odbierająca czek lub gotówkę potwierdza odbiór należności przez podpisanie na dowodzie stanowiącym podstawę dokonania wypłaty pokwitowania następującej treści:

„Kwotę..............(słownie).................otrzymałem

czekiem...................gotówką.......................

dnia...............podpis.

3. Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki.

4. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest żądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy tego dokumentu.

5. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym wypłaty zaewidencjonowano.

6. Kasjerka po wpisaniu do raportu kasowego (RK.) wpłat i wypłat, zatwierdzonych dowodów, sporządza okresowo raport kasowy i podejmuje gotówkę z banku na uzupełnienie pogotowia kasowego. Raport kasowy wraz z załącznikami przekazuje Głównemu Księgowemu najpóźniej w dniu następnym po sporządzeniu raportu.

7. Rachunki płatne w innej formie niż gotówką reguluje się w ciągu 14 dni po otrzymaniu rachunku. Fakt zapłaty winien być odnotowany na dowodzie przy pomocy stempla

„Zapłacono gotówką.....................przelewem................dnia...................... .

8. W przypadku braku środków finansowych na realizację należności należy zaksięgować i wykazać na koncie zespołu 2 zobowiązania.

§ 21

1. Bloczki dowodów „Kasa przyjmie” i „Kasa wypłaci” przed oddaniem do użytku należy ponumerować i wpisać do książki druków ścisłego zarachowania. Na okładce bloku formularzy należy odnotować:

a/ numer kolejny bloku formularzy,

b/ numer kart bloku formularzy (od dnia ......do dnia.......).

2. Przychodowe dowody kasowe „KP” i „KW” wystawia kasjer. Przychodowe dowody kasowe KP wystawia się w 3 egzemplarzach (1 egz. wpłacający, 1 egz. do raportu kasowego,1 egz. w bloczku).

§ 22

Po otrzymaniu z banku wyciągu bankowego Główny Księgowy sprawdza, czy podane w wyciągu saldo końcowe jest prawidłowe, czy do wyciągu dołączone są wszystkie dowody, czy wszystkie obroty objęte wyciągiem dotyczą rachunku i czy sumy wyciągu zgodne są z ogólnymi sumami dołączonych dowodów.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zawiadamia o tym niezwłocznie bank, na wyciągu zaś zamieszcza odpowiednią adnotację.
Sprawdzone i uregulowane faktury i rachunki podlegają zadekretowaniu i zaksięgowaniu na właściwych kontach w syntetyce i analityce.
Zakładowy wykaz kont określony jest zarządzeniem wewnętrznym kierownika jednostki na podstawie wykazu kont dla jednostek budżetowych.

OCHRONA WARTOŚCI PIENIĘŻNYCH

§ 23

Wartości pieniężne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach i w sposób zapewniający należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
Ustala się , że maksymalna wielkość zapasu wartości pieniężnych w kasie KPPSP w Ełku nie może przekroczyć 0,1 j.o. (jednostki obliczeniowej).
Wartości pieniężne przechowywane są w kasetce metalowej przytwierdzonej na stałe do podłogi (lub ściany) pomieszczenia, w którym jest przechowywana.
Wartości pieniężne na realizację zobowiązań finansowych jednostki pobiera się w dniu realizacji zobowiązań.
Kaseta po każdorazowym otwarciu jest plombowana .
Kaseta posiada zamek klasy A oraz wartość RU = 30 : 50.
Transport wartości pieniężnych nie przekraczających 0,03 j.o. może odbywać się pieszo .
Wartości powyżej 0,03 j.o. transportowane są samochodem z jedną osobą

towarzyszącą .

Do celów transportowych wyznacza się samochód operacyjno – administracyjny wyposażony w środki łączności radiowej .

j.o. – dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych lub transportowanych wartości pieniężnych , wynoszący 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał , ogłaszanego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym RP „ Monitor Polski „ .

Prowadzenie kasy powierza się pracownikom lub funkcjonariuszom Komendy Powiatowej PSP w Ełku jako czynność dodatkową w drodze aneksu do zakresu obowiązków.
Kasa Komendy Powiatowej nie prowadzi wypłaty wynagrodzeń i należności pracowniczych dla strażaków, pracowników i emerytów. Realizacja tych zobowiązań odbywa się w formie bezgotówkowej za pośrednictwem banku.
W uzasadnionych, jednostkowych przypadkach uniemożliwiających dokonanie wypłaty wynagrodzeń lub świadczeń za pośrednictwem banku, kasa może dokonać operacji o których mowa w pkt 11 za zgodą komendanta powiatowego.
Osoba prowadząca kasę powinna :

a) posiadać minimum średnie wykształcenie ( pożądane o profilu ekonomicznym ),

b) posiadać nienaganną opinię,

posiadać pełną zdolność do czynności prawnych ,
posiadać praktykę w księgowości finansowej lub przeszkolenie stanowiskowe w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej .

Przeszkolenie, o którym mowa powyżej przeprowadza Główny Księgowy jednostki.
Przejęcie – przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej , w obecności komisji wyznaczonej przez Komendanta .
Osoba prowadząca kasę zobowiązana jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej .
Osoba prowadząca kasę powinna posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów .

PLANOWANIE, UMOWY, ZLECENIA, PROTOKOŁY KONIECZNOŚCI I ODBIORU

§ 24

Plan finansowy KP PSP opracowany jest w Wydziale Finansowym. O terminie opracowania planu zostają powiadomione wszystkie służby merytoryczne celem złożenia swoich wniosków i postulatów na odpowiednich drukach.
Wnioski i postulaty na budownictwo i zakupy opracowuje Wydz. Kwatermistrzowski i przekazuje Głównemu Księgowemu.
Umowy i zlecenia na dostawę materiałów i usług wystawia Wydział Kwatermistrzowski. Umowy i zlecenia podpisuje Komendant lub jego Zastępca oraz parafuje Główny Księgowy na dowód, że zamówienie znajduje pokrycie w planie finansowym na dany rok.
Podstawę do zamówienia materiałów stanowią:

tabele należności sprzętu,
terminarz badań, przeglądów technicznych i napraw pojazdów oraz sprzętu,
ilość posiadanego sprzętu oraz jego stan techniczny,
określone zamierzenia wynikające z zadań na odcinku operacyjnym, szkolenia technicznego itp.,

5. Przed złożeniem zamówienia do podpisu, wnioskodawca podaje na wniosku orientacyjną wartość zamówionych materiałów i usług.

6. Przed wystawieniem zamówienia należy przeanalizować projektowane zamówienie pod względem celowości i potrzeb uwzględniając zasadę racjonalnej gospodarki.

7. Niedopuszczalne jest dokonywanie zamówień przewyższających potrzeby Komendy.

8. Główny Księgowy przed podpisaniem zamówienia zobowiązany jest zbadać czy istnieje pokrycie w preli minarzu budżetowym oraz potwierdzić podpisem na druku zamówienia.

9. W przypadku braku pokrycia finansowego Główny Księgowy zobowiązany jest odmówić podpisu zamówienia zamieszczając na kopii zamówienia odpowiednią adnotację.

10. Zamówienia na dostawy, usługi i materiały sporządza się w 3 egzemplarzach, z tego przekazuje się dostawcy 1 egz. dla księgowości drugi oraz 1 egz. a/a.

Protokół odbioru sporządza się w przypadku wykonywania przez pracowników komendy, we własnym zakresie lub przez innych wykonawców remontów, napraw i modernizacji pomieszczeń, obiektów i urządzeń z udziałem materiałów zakupionych przez komendę. Protokół stanowi podstawę do rozliczenia zakupionych części i materiałów.

SPORZĄDZANIE I ROZLICZANIE DOWODÓW

§ 25

1. Podstawowym dokumentem źródłowym w dziedzinie zatrudnienia i płac jest umowa o pracę z pracownikiem, która powinna zawierać poszczególne składniki zgodnie Kodeksem Pracy.

2. Pracownicy, którym przysługuje zasiłek rodzinny powinni złożyć wniosek o wypłatę zasiłku rodzinnego oraz oświadczenie o osiąganych dochodach.

3. Główny Księgowy powinien otrzymać 1 egz. angażu celem założenia karty wynagrodzeń oraz umieszczenia pracownika na liście płacy za dany miesiąc.

4. Obowiązkiem pracownika jest informowanie zakładu pracy o ewentualnych zmianach stanu

rodzinnego mającego wpływ na zmianę zasiłków rodzinnych. Główny Księgowy przed sporządzeniem listy płac winien otrzymać zwolnienia lekarskie celem naliczenia zasiłku chorobowego(pracownicy cywilni), oraz decyzję Komendanta w przypadku nieobecności nieusprawiedliwionej celem potrącenia za czas nie przepracowany.

5. Lista płatnicza po sporządzeniu powinna być podpisana przez sporządzającego listę. Pracownikowi temu nie może być powierzone dokonywanie wypłat wynagrodzeń.

6. Listy płac powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym przez pracownika prowadzącego sprawy kadrowe. Sprawdzenie to polega na zbadaniu zgodności z faktycznym stanem osobowym z danymi zawartymi w aktach osobowych lub innymi dokumentami, na podstawie których lista została sporządzona.

7. Lista płac powinna być zatwierdzona przez Komendanta lub jego Zastępcę i Głównego Księgowego.

8. Po dokonaniu wypłaty lista powinna być kasowana wg ogólnych zasad.

§ 26

W przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku służbowego, Główny Księgowy oraz inne wydziały winny otrzymać decyzję zwalniającą oraz kartę obiegową z adnotacjami o rozliczeniu zwolnionego pracownika z powierzonego mienia.
Karta obiegowa jest podstawą do rozliczenia pracownika z komendą. Poszczególne komórki organizacyjne komendy potwierdzają rozliczenie się z należności, umundurowania i sprzętu będącego na stanie pracownika.

§ 27

1. Zaliczkę gotówkową na uzasadnione potrzeby wypłaca się pracownikowi na podstawie wniosku złożonego do realizacji potwierdzonego pod względem merytorycznym przez Naczelnika Wydziału oraz zatwierdzonego do wypłaty przez Komendanta lub jego Zastępcę i Głównego Księgowego.

2. W decyzji o wypłaceniu zaliczki winien być określony termin, do którego zaliczka ma być rozliczona. Termin ten nie może być dłuższy niż 7 dni po dokonaniu transakcji, dla której udzielono zaliczki.

3. Jeżeli podjęta zaliczka nie została przez pracownika rozliczona w ustalonym terminie powinna być potrącona zaliczkobiorcy z najbliższego wynagrodzenia.

4. Pracownikowi, który nie dokonał rozliczenia jednej zaliczki nie może być udzielona następna zaliczka.

5. Jeżeli rozliczenie zaliczki obejmuje więcej niż jeden dowód powinna być dokonana przy pomocy formularza „rozliczenie zaliczki”.

§ 28

1. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia Wydział Organizacyjno-Kadrowy a następnie przedstawia do podpisu Komendantowi lub Zastępcy.

2. Rozliczenie z delegacji winno być dokonane w terminie 7 dniowym wg zasad dotyczących rozliczania podróży służbowych.

§ 29

1. Realizacja wydatków na wynagrodzenia z tytułu umowy-zlecenia, powinna być poprzedzona protokołem konieczności wykonania danej usługi.

2. Zawarcie umowy na prace zlecone winna poprzedzić kalkulacja przyjętej liczby godzin potrzebnych do jej

wykonania jak też wysokości zastosowanej stawki wynagrodzenia.

3. Wynagrodzenie za pracę zleconą należy wyliczać w/g obowiązujących cenników a w przypadku nie ujęcia prac w cennikach wynagrodzenia należy naliczać za godziny pracy.

4. Do rachunków za pracę zleconą winny być dołączone oświadczenia niezbędne do celów podatkowych.

5. Jeżeli wystawcą rachunku jest pracownik Komendy, winno być stwierdzenie, że praca nie wchodzi do zakresu jego czynności i wykonał ją w godzinach pozasłużbowych.

§ 30

Rozmowy telefoniczne rozlicza wydział kwatermistrzowsko- techniczny na podstawie bilingów (wydruków centrali) do dnia 10-go każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Naczelnicy wydziałów lub pracownicy użytkujący aparaty zaznaczają na wydrukach rozmowy prywatne i podpisują się.
Wydział kwatermistrzowsko-techniczny przedstawia podpisane bilingi do akceptacji Komendanta lub Zastępcy Komendanta. Na tej podstawie dokonuje obciążenia za rozmowy prywatne i przekazuje do komórki finansowej w celu dokonania potrąceń z listy płac.
Pracownik użytkujący aparat telefoniczny zobowiązany jest na każdorazowe wezwanie dowieść, że dana rozmowa dotyczyła sprawy służbowej.

GOSPODARKA RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MAJĄTKU

§ 31

1. Do środków trwałych zalicza się środki pracy i inne urządzenia długotrwałego użytkowania, których wartość w cenie zakupu lub koszcie wytworzenia publikowana jest w Monitorze Polskim.

2. Nie zalicza się do środków trwałych urządzeń sygnalizacyjnych, alarmowych oraz sprzętu pożarniczego
z wyjątkiem samochodów pożarniczych.

3. Szczegółowe zasady dotyczące klasyfikacji środków trwałych regulują oddzielne przepisy.

4. Ewidencja szczegółowa środków trwałych powinna być prowadzona w książkach inwentarzowych wg poszczególnych grup rodzajów określonych w odrębnych przepisach.

5. Każdy obiekt inwentarzowy zapisuje się na właściwym koncie rodzajowym w oddzielnej pozycji, podając w treści zapisu księgowego cechy identyfikujące dany obiekt, np.: numer fabryczny.

6. Numer inwentarzowy powinien być zamieszczony w sposób trwały na danym obiekcie i powinien służyć do jego identyfikacji.

7. W książce inwentarzowej w rubryce „uwagi” notuje się zwykłym ołówkiem miejsce znajdowania się przedmiotu (obiektu), a w razie zmiany wpisuje się zapis właściwy.

8. Symbol cyfrowy składający się z symbolu klasyfikacji rodzajowej środków trwałych numeru konta i kolejnego przychodu na danym koncie - stanowi numer inwentarzowy.

9. Dla każdego środka trwałego prowadzi się wzór karty budynku dla budynków, a dla pozostałych środków trwałych wzór karty szczegółowej.

10. Obieg, rodzaje i wzory dokumentacji w zakresie zmian środków trwałych:

na dowód przyjęcia z inwestycji lub zakupów inwestycyjnych wystawia się dowód „OT”w 2 egzemplarzach (Wydział Kwatermistrzowski): oryginał do księgowości, kopia pozostaje w kwatermistrzostwie;

- przy przekazaniu środka trwałego sporządzany jest dowód „PT” - przekazania środka

trwałego w 3 egzemplarzach(Wydział Kwatermistrzowski);

- przy przekazywaniu środków trwałych (niezależnie czy odpłatnie czy też nie) Wydział Kwatermistrzowski powinien wystawić „protokół zdawczo-odbiorczy” o symbolu MSW PZ - 36 w 3 egzemplarzach: oryginał dla otrzymującego, kopia do teczki pojazdu, druga kopia do księgowości jako załącznik do „PT”.

§ 32

1. Likwidacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu następuje na skutek zużycia technicznego lub zniszczenia, gdy niecelowe jest przeprowadzenie remontu ze względu na zbyt wysoki koszt. Likwidacji dokonuje się w obecności przedstawiciela Komendy Wojewódzkiej PSP. W celu udokumentowania likwidacji środka trwałego Wydział Kwatermistrzowski wystawia druk o symbolu „LT” w czterech egzemplarzach: dwa dla Komendy Wojewódzkiej a dwa pozostają w jednostce ( po jednym w Wydziale Finansowym i Kwatermistrzowskim ).

2. Uzyski materiałowe pochodzące z likwidacji środków trwałych przyjmuje się do dalszego wykorzystania. W tym celu prowadzi się ewidencję pozabilansową ilościową tych materiałów.

3. Jeżeli posiadanych uzysków materiałowych nie można wykorzystać na własne potrzeby, należy je sprzedać bezpośrednio lub za pośrednictwem jednostek usługowych, a w razie niemożności sprzedaży stosuje się przepisy w sprawie gospodarowania surowcami wtórnymi metali.

4. Pozostałość pochodzącą z likwidacji środka trwałego komisja likwidacyjna niezwłocznie odstawia do składnicy surowców wtórnych, a kwit oddania na złom wraz z protokołem likwidacji oraz dowodem „LT” stanowi podstawę zdjęcia środka trwałego z ewidencji.

5. Komisję do przeprowadzenia likwidacji i kasacji sprzętu powołuje Komendant Powiatowy w drodze Decyzji.

MATERIAŁY I WYPOSAŻENIE W UŻYTKOWANIU

§ 33

Do materiałów i wyposażenia w użytkowaniu zalicza się zużywające się stopniowo rzeczowe składniki majątkowe, których cena zakupu lub koszt wytworzenia nie przekracza kwoty określonej w Monitorze Polskim.
Do wyposażenia zalicza się bez względu na wartość sprzęt pożarniczy wyszczególniony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1989r. (Dz. U. Nr 72, poz. 422). Dolna granica wyposażenia podlegającego ewidencji ilościowo- wartościowej wynosi 2% wartości środka trwałego. Wyposażenie ewidencjonuje się w książkach inwentarzowych o symbolu K-205 wg załączonego podziału rzeczowego. Umundurowanie służbowe, odzież i wyposażenie specjalne oraz odzież robocza i sprzęt ochrony osobistej podlegają ewidencji w kartach mundurowych i indywidualnego wyposażenia.

3. Przy wydawaniu przedmiotów z magazynu w możliwie szerokim zakresie powinna być stosowana zasada wydawania nowego przedmiotu w zamian za zużyty. Nie dotyczy to umundurowania służbowego oraz innych przedmiotów, jeżeli jest to uregulowane w obowiązujących przepisach.

4. Fakt pobrania nowego przedmiotu bez równoczesnego zwrotu przedmiotu zużytego powinien być odpowiednio uzasadniony na dokumencie pobrania, np.: powiększenie stanu wyposażenia. Każdy zwrot przedmiotu dokumentowany jest dowodem „MP” - magazyn przyjmie wystawionym przez magazyniera i zaewidencjonowanym w ewidencji magazynu zerowego.

5. Magazyn rzeczy używanych przyjętych po okresie użytkowania prowadzi magazynier w odrębnym pomieszczeniu, w którym nie mogą być przechowywane rzeczy nowe.

6. Przy zakupach materiałów i wyposażenia, które nie przechodzą przez magazyn, a brane są bezpośrednio do użytkowania na r-ku (fakturze) należy zamieścić:

- pokwitowanie osoby pobierającej przedmiot,

- adnotację, że przedmiot został wpisany do księgi inwentarzowej Nr....poz....i podpis

osoby odpowiedzialnej za powyższe wyposażenie lub materiały.

7. Odpowiedzialność za materiały i wyposażenie w użytkowaniu ciąży na Wydziale Kwatermistrzowskim do obowiązków którego należy zorganizowanie należytego oznakowania wyposażenia oraz ich przechowywania i zabezpieczenia przed zniszczeniem, zepsuciem i kradzieżą.

§ 34

1. Ewidencję szczegółową wyposażenia w użytkowaniu- książki inwentarzowe o symbolu K-205 lub K-206- prowadzi osoba odpowiedzialna materialnie.

2. W książce tej powinno prowadzić się oddzielnie konta dla poszczególnych grup i rodzajów wyposażenia w użytkowaniu. W rubryce „Uwagi” należy ołówkiem odnotować nazwisko osoby użytkującej dany przedmiot.

§ 35

1. Wydane do użytkowania wyposażenie powinno zostać wpisane do księgi inwentarzowej i niezwłocznie ocechowane przez Wydział Kwatermistrzowski w zależności od miejsca użytkowania, kolejnym numerem inwentarzowym oraz wpisane do wywieszki inwentarzowej, kart wyposażenia indywidualnego lub innej ewidencji.

2. Wszystkie rzeczowe składniki majątkowe stanowiące wyposażenie pomieszczeń Komendy, powinny być wpisane do wywieszek inwentarzowych. Jeden egzemplarz z wywieszki inwentarzowej powinien znajdować się w aktach Wydziału Kwatermistrzowskiego.

3. Zabrania się samowolnego przemieszczania wyposażenia i urządzeń w pomieszczeniach Komendy. O każdej zmianie miejsca użytkowania wyposażenia należy poinformować Wydział Kwatermistrzowski, który w tym celu wystawia dowód „ZM” - zmiana miejsca użytkowania w 2 egz. z przeznaczeniem: jeden egz. do analityki, drugi egz. pozostaje w aktach Wydziału Kwatermistrzowskiego w celu uaktualnienia danych ewidencyjnych tj. wywieszek inwentarza, kart wyposażenia indywidualnego i tp.

UWAGA: Rzeczowe składniki majątkowe, które ze względu na małą wartość do 2% środka trwałego,

krótki okres użytkowania lub inne szczególne cechy nie mogą być objęte kontrolą księgową ewidencjonuje się ilościowo w ewidencji pozabilansowej.

4. Likwidację zużytego wyposażenia dokonuje się wg następujących zasad:

1) Zgłoszone do kasacji urządzenia, aparatura i podzespoły poddawane są przeglądowi i ocenie stanu technicznego, możliwości ich naprawy i przydatności w ochronie przeciwpożarowej przez komisję powoływaną przez Komendanta Wojewódzkiego PSP.

2) Na podstawie protokołu kasacji dokonuje się zdjęcia z ewidencji w księgach inwentarzowych zlikwidowanego wyposażenia.

RZECZOWE SKŁADNIKI MAJĄTKOWE W MAGAZYNACH

–OBRÓT MATERIAŁOWY

§ 36

1. Szczegółowe zasady w sprawie dostaw, sprzedaży, odbioru, reklamacji oraz odpowiedzialności za dostarczony towar regulują odrębne przepisy.

§ 37

1. Po sprawdzeniu dostawy pod względem ilościowym i jakościowym magazynier wypisuje dowód przyjęcia materiału na formularzu „MP” - magazyn przyjmie w 2 egz. z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości jako załącznik do rachunku, faktury lub innego dowodu dostawy, drugi egz. dla ilościowej ewidencji magazyniera.

2. Przy wystawianiu dowodów przyjęcia „MP” muszą być przestrzegane zasady omówione w postanowieniach ogólnych niniejszego regulaminu.

3. Ewidencje ilościowe przychodów i rozchodów magazynowych prowadzone są przez magazyniera na kartotekach ilościowych.

4. Kartoteka ilościowa prowadzona w magazynie musi ściśle odpowiadać kartotece ilościowo-wartościowej. W okresach nie rzadziej niż raz na pół roku podlega uzgodnieniu z pracownikiem do spraw analityki.

5. Do określenia tożsamości artykułu i oznaczenia ilości służby tzw. „szyldzik magazynowy”. Powinien on się znajdować przy składanym zapisie i być przywieszonym do opakowania bądź bezpośrednio do samego przedmiotu. Szyldzik wypełnia magazynier według oznaczeń przyjętych w dowodzie „MP”.

6. Przy wydawaniu materiałów z magazynu stosuje się dowód wydania „MW” - magazyn wyda

w 3 egz. z przeznaczeniem: 1 egz. do Wydziału Finansowego, 1 egz. pracownik do spraw analityki.,1 egz. w bloczku MW.

7. Przyjęcie materiału nie zużytego dokumentowane jest dowodem „MP”-. Dowód ten służy jako dokument zwrotu materiałów pełnowartościowych, które mogą być zwracane do magazynu z powodu:

a) pobranie materiału w nadmiernej ilości,

b) pomyłkowo pobrania niewłaściwego asortymentu,

c) mniejszego zużycia pobranych materiałów niż przewidywano.

ROZDZIAŁ XIII

Zasady inwentaryzacji

§ 38

1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu poszczególnych aktywów i pasywów poprzez:

a) ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku w drodze spisu z natury;

b) ustalenie różnic między stanem rzeczywistym a ewidencyjnym;

c) doprowadzenie stanu ewidencyjnego do zgodności ze stanem rzeczywistym;

d) rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych;

e) ustalenie zapasów zbędnych, nadmiernych oraz niepełnowartościowych rzeczowych składników majątku oraz ich dalszej przydatności;

f) ustalenie sald należności, zobowiązań oraz innych aktywów i pasywów w drodze potwierdzenia sald lub porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami;

g) ogólne podsumowanie wyników inwentaryzacji ze szczególnym uwzględnieniem warunków magazynowania i składowania rzeczowych składników majątku oraz realności występujących sald aktywów i pasywów;

h) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie.

2. Szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątku omówione są w odrębnych przepisach.

ZAKRES I FORMY INWENTARYZACJI

§ 39

1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego dokonuje się inwentaryzacji w formie:

a) spisu z natury:

- środków pieniężnych;

- rzeczowych składników majątku;

- środków trwałych;

- pozostałych środków trwałych w używaniu,

b) uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych jednostki stanów aktywów i pasywów,

2. Inwentaryzacją na ostatni dzień roku obrotowego należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe ujęte w ewidencji ilościowej,

TERMINY I CZĘSTOTLIWOŚĆ INWENTARYZACJI

§ 40

1. Terminy, częstotliwość i formy inwentaryzacji określają odrębne przepisy.

2.. Poza terminami wynikającymi z odrębnych przepisów Komendant Powiatowy może zarządzić inwentaryzację.

3 Można nie dokonywać inwentaryzacji w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, o ile zmiana dotyczy krótkiego okresu czasu (urlop, choroba) przy czym osoby przekazujące i przejmujące odpowiedzialność - wyraziły pisemną zgodę na wspólną odpowiedzialność za powierzone im składniki majątku.

TRYB ZARZĄDZANIA INWENTARYZACJI

§ 41

Inwentaryzacje zarządza Komendant Powiatowy w formie decyzji pisemnej, w której określa:

a) zakres inwentaryzacji tj. rodzaj składników majątku podlegających inwentaryzacji,

b) formę jej przeprowadzenia: pełną, uproszczoną, ciągłą lub wyrywkową inwentaryzację okresową,

c) przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,

d) dzień, na który przeprowadza się inwentaryzację,

e) termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji,

h) termin złożenia sprawozdania przez komisję inwentaryzacyjną,

§ 42

1. Z wnioskiem o zarządzenie inwentaryzacji planowanej występuje Główny Księgowy.

2. Wniosek powinien zawierać:

a) plan inwentaryzacji,

b) rodzaje rzeczowych składników podlegające inwentaryzacji w poszczególnych latach,

c) formę przeprowadzenia inwentaryzacji.

3. Z wnioskiem o przeprowadzenie inwentaryzacji może wystąpić Naczelnik Wydziału Kwatermistrzowskiego lub osoby materialnie odpowiedzialne.

KOMISJA INWENTARYZACYJNA ORAZ ZAKRES JEJ DZIAŁANIA

§ 43

1. Komisja inwentaryzacyjn liczy 3 osoby i powoływana jest na czas inwentaryzacji.

2. Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie mogą być osoby bezpośrednio odpowiedzialne za gospodarkę składnikami majątku oraz osoby materialnie odpowiedzialnie za powierzone ich pieczy mienie jak również osoby prowadzące ewidencję środków rzeczowych.

3. Członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych na czas wykonywania zadań, do których zo stali powołani w zakresie inwentaryzacji zwolnieni są od innych obowiązków.

§ 44

1. Całością prac dotyczących inwentaryzacji kieruje i koordynuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odpowiada za:

a) ustalenie rzeczywistego stanu rzeczowych składników majątku na dzień inwentaryzacji,

b) wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych,

c) sporządzanie w ustalonym w decyzji Komendanta Powiatowego terminie sprawozdania z inwentaryzacji.

3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zobowiązany jest do:

a) zapoznania wszystkich osób wyznaczonych do inwentaryzacji z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

b) bieżącego informowania Komendanta Powiatowego o przebiegu prac i ewentualnych zakłóceniach w inwentaryzacji.

ZADANIA KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ

§ 45

Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy:

1) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury lub innej formy przeprowadzenia inwentaryzacji celem pobrania z magazynów materiałów niezbędnych do bieżącej działalności lub zwrotu materiałów nie zużytych; powiadomienie powinno nastąpić co najmniej w terminie dwutygodniowym przed datą spisu z natury,

2) ustalenie rzeczywistych stanów ilościowych inwentaryzowanych składników majątku,

3) dokonanie wpisów rodzajów i ilości rzeczowych składników majątku oraz dokonanie oceny ich przydatności,

4) ustalenie ilości niepełnowartościowych rzeczowych składników majątku oraz dokonanie oceny ich przydatności,

5) ocena warunków przechowywania zapasów,

6) sporządzenie sprawozdania z przebiegu spisu z natury wg określonego wzoru.

7) rozliczenie się po zakończeniu spisu z arkuszy spisowych,

8) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych,

9) dokonanie podsumowania wyników inwentaryzacji oraz przedstawienie Komendantowi Powiatowemu umotywowanych wniosków dotyczących:

- sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

- usprawnienia gospodarki składnikami majątku w zakresie przyjmowania, wydawania i magazynowania (składowania),

- przedstawienia wykazu rzeczowych składników majątku, które są niepełnowartościowe, uszkodzone lub niechodliwe i sposobów ich zagospodarowania.

CZYNNOŚCI POPRZEDZAJĄCE INWENTARYZACJĘ

§ 46

1. Niezbędne czynności poprzedzające sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji:

a) zaewidencjonowanie wszystkich dowodów obrotu rzeczowymi składnikami majątku tak na kontach księgi głównej jak i kontach ksiąg pomocniczych na dzień inwentaryzacji,

b) uzgodnienie danych ewidencji magazynowej z ewidencją księgową,

c) uzgodnienie danych ewidencji kont księgi głównej prowadzonej w księgowości z kontami ksiąg pomocniczych wszystkich rzeczowych składników majątku podległego inwentaryzacji według stanów na dzień inwentaryzacji,

d) uporządkowanie rzeczowych składników majątku podlegających inwentaryzacji w tym:

- posegregowanie składników w/g rodzajów i gatunków,

- uzupełnienie brakującego oznakowania, a w magazynach wywieszek zawierających symbole indeksu materiałowego,

- wyodrębnienie materiałów uszkodzonych, niechodliwych i nieprzydatnych dla jednostki,

e) dokonanie wszelkich niezbędnych przesunięć materiałów, środków trwałych i innych rzeczowych składników majątku do czasu rozpoczęcia inwentaryzacji,

2. Nadzór nad właściwą realizacją czynności przygotowawczych do inwentaryzacji sprawuje osoba wyznaczone przez Komendanta Powiatowego.

ROZDZIAŁ XIV

Ochrona informacji niejawnych

§ 47

1. Obowiązkiem każdego pracownika jest przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Przy zatrudnianiu pracownika, przed dopuszczeniem do pracy, kierownik komórki prowadzącej sprawy obronne zobowiązany jest przeprowadzić szkolenie na temat zasad ochrony informacji niejawnych.

3. Przy zwalnianiu pracownika, najpóźniej w dniu zwolnienia Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Kadrowego zobowiązany jest zapoznać zwalnianego z obowiązkiem dalszego przestrzegania zasad o ochronie informacji niejawnych, do których był dopuszczony.

4. Czynności, o których mowa w pkt. 2 i 3, pracownik zatrudniany lub zwalniany potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z datą na oświadczeniu wg określonego wzoru.

5. Oświadczenia przechowywane są w teczce osobowej pracownika.

ROZDZIAŁ XV

Ustalanie potrzeb materiałowych, zakupów i należności pracowniczych.

§ 48

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy przedstawiają pisemnie potrzeby zakupów w zakresie swojego działania wg określonego wzoru do dnia 25 każdego miesiąca.

2. Osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie warsztatu składa pisemnie zapotrzebowanie na materiały eksploatacyjne, części zamienne i inne związane z eksploatacją pojazdów, sprzętu pożarniczego i obiektów

do 10 i 25 dnia każdego miesiąca.

3. Zapotrzebowania składane są do Wydziału Kwatermistrzowskiego.

4. Wydział Kwatermistrzowski dokonuje weryfikacji zgłoszonych potrzeb pod kątem zasadności, niezbędności oraz możliwości realizacji w uzgodnieniu z Głównym Księgowym i przedstawia do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu.

5. Zatwierdzona przez Komendanta lista potrzeb jest podstawą do dokonania zakupów części, materiałów i usług.

6. Decyzje o czasie i sposobie zakupów materiałów i części podejmuje Naczelnik Wydziału Kwatermistrzowskiego w uzgodnieniu z Głównym Księgowym.

ROZDZIAŁ XVI

Szkody w mieniu Komendy Powiatowej.

§ 49

1. Szkodą w mieniu jednostki jest uszkodzenie lub brak sprzętu, elementów w wyposażeniu pojazdów, wyposażenia indywidualnego strażaka, wyposażenia stanowiska pracy itp.

2. Osoba stwierdzająca szkodę zgłasza niezwłocznie fakt przełożonemu i sporządza stosowną informację wg określonego wzoru.

3. Szkoda powstała w czasie działań ratowniczych musi być potwierdzona zapisem w informacji ze zdarzenia.

4. Dalsze postępowanie prowadzi Wydział Kwatermistrzowski na podstawie odrębnych przepisów.

ROZDZIAŁ XVII

Zasady przyjmowania i zdawania stanowisk

§ 50

Przejmowanie i przekazywanie obowiązków odbywa się osobiście. Dokumentem stwierdzającym przekazanie i objęcie obowiązków jest protokół sporządzony i podpisany przez przejmującego i przekazującego w ciągu 14 dni, licząc od dnia określonego w decyzji personalnej o zwolnieniu i mianowaniu na stanowisko oraz zatwierdzony przez Komendanta Powiatowego.
Jeden egzemplarz protokołu przechowuje się łącznie z dokumentami osobowymi obejmującego stanowisko, drugi natomiast w wydziale organizacyjnym.
Protokół powinien m.in. zawierać:

a/ stan realizacji planu pracy na stanowisku,

b/ wykaz teczek,

c/ aktualnie obowiązujące przepisy,

d/ inne zagadnienia mające wpływ na prowadzenie spraw na danym stanowisku.

W przypadku uzasadnionej nieobecności przekazującego , czynności przejmowania obowiązków odbywają się przy udziale powołanej przez Komendanta Powiatowego komisji.

ROZDZIAŁ XVIII

Zasady udzielania informacji do prasy, radia i telewizji.

§ 51

1. Obowiązek udzielania informacji na temat prowadzonych działań ratowniczych ciąży na każdym strażaku.

2. Upoważnionymi do udzielania informacji operacyjnych dotyczących prowadzonych działań są:

Zastępca Komendanta Powiatowego, Rzecznik Prasowy Komendanta Powiatowego oraz Oficer Dyspozycyjny Komendanta Powiatowego PSP w Ełku w zakresie ustalonym z Komendantem Powiatowym,
Dowódca i Z-ca Dowódcy JRG oraz Dowódca zmiany – w zakresie prowadzonych aktualnie działań ratowniczych,
Dyżurny Operacyjny Powiatu – w zakresie informacji zawartych w dokumentacji ze wszystkich działań w dniu służby.

3. Pozostali strażacy są upoważnieni do udzielania informacji na temat czynności, które wykonywali lub wykonują w danej chwili.

Osoby udzielające informacji przedstawiają sytuację na podstawie ewidentnych faktów i zapisów w dokumentach, powstrzymując się od jakichkolwiek komentarzy.

5. W przypadku braku osoby upoważnionej do udzielenia konkretnej informacji należy osobę pytającą skierować do Rzecznika Prasowego KP PSP lub Dowódcy JRG.

6. O przypadkach udzielania informacji należy powiadomić przełożonego.

W sytuacjach nie związanych z prowadzeniem działań ratowniczych za udzielanie informacji i kontakt z mediami odpowiada Rzecznik Prasowy Komendanta Powiatowego.
Wypowiadanie się pracowników komendy w mediach w sytuacjach, o których mowa w kpt. 7 bez uzgodnienia z rzecznikiem lub Komendantem jest zabronione.

ROZDZIAŁ XIX

Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków

§ 52

Skargi i wnioski mogą być składane pisemnie ( w tym elektronicznie) lub ustnie.

Z przyjęcia skargi ustnej sporządza się protokół wg ustalonego wzoru,

Skargą może być również materiał prasowy lub inny opublikowany materiał dotyczący działalności komendy. O zakwalifikowaniu treści materiału jako skargi lub wniosku decyduje jego treść, o nadaniu sprawie określonego trybu postępowania decyduje Komendant Powiatowy,
Skargi i wnioski ewidencjonowane są w „Rejestrze skarg i wniosków” prowadzonym przez wydział organizacyjno-kadrowy,
Sekretariat komendy prowadzi „Rejestr przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków”,
Skargi i wnioski rozpatrywane są zgodnie z kompetencjami poszczególnych komórek organizacyjnych. Nadzór i koordynację przebiegu załatwiania sprawy sprawuje wydział organizacyjno-kadrowy.
Skargi i wnioski nie wymagające zebrania dowodów, informacji i wyjaśnień powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jak w ciągu 7 dni od daty wpływu,
Sprawy wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 30 dni od daty wpływu,
Skargi i wnioski wnoszone przez parlamentarzystów muszą być załatwiane w ciągu 14 dni od daty wpływu,
Szczegółowe zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków określają odrębne przepisy,
Godziny i dni przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków określane są przez Komendanta Powiatowego w drodze zarządzenia wewnętrznego.

Postanowienia końcowe.

§ 53

Majątek komendy powiatowej stanowi własność Skarbu Państwa i może być przekazywany lub zbywany

na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. Komenda powiatowa prowadzi gospodarkę finansowo-materiałową według zasad określonych w odrębnych

przepisach.

3. Komendant powiatowy realizuje plan finansowy komendy według zasad określonych w odrębnych przepisach.

Stanowiska i wydziały mogą być łączone lub dzielone w zależności od aktualnych potrzeb i możliwości kadrowych.
W przypadku łączenia komórek organizacyjnych symbole znakowania pism ustala wydział organizacyjno – kadrowy.

§ 54

1. Komenda powiatowa używa:

pieczęci okrągłej o średnicy 36 mm oraz 20 mm zawierającej pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła,

a w otoku napis Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Ełku,

stempla nagłówkowego o treści:

/ Godło /

Komenda Powiatowa

Państwowej Straży Pożarnej

w Ełku

województwo warmińsko-mazurskie

innych stempli służbowych i pomocniczych według zasad określonych w odrębnych przepisach.

§ 55

Schemat organizacyjny komendy powiatowej określa załącznik nr 1 do regulaminu Organizacyjnego.
Zbiorczy wykaz liczby stanowisk pracy w komórkach organizacyjnych komendy powiatowej określa załącznik nr 2 do regulaminu organizacyjnego.
Wykaz rodzaju i liczby stanowisk pracy w komendzie powiatowej określa załącznik nr 3 do regulaminu
organizacyjnego.
Wykaz rodzaju i liczby stanowisk pracy w Jednostce Ratowniczo-Gaśniczej Komendy Powiatowej określa załącznik nr 4 do regulaminu organizacyjnego.

§ 56

Niezastosowanie się do postanowień niniejszego regulaminu lub jego nieprzestrzeganie będzie powodować sankcje dyscyplinarne przewidziane w przepisach szczególnych niezależnie od odpowiedzialności materialnej jaka może z tego wynikać.
Zmiany postanowień regulaminu wymagają formy przewidzianej dla jego zatwierdzania.
Regulamin wchodzi w życie w dniu podpisania.

Osoba odpowiedzialna za tresć: ..................... Osoba wprowadzająca: ........................

Ostatnia modyfikacja: 14.01.2005

Osoba odpowiedzialna za treść: Litwinko Sławomir
Osoba wprowadzająca: Litwinko Sławomir
Redaktor: Litwinko Sławomir